后勤保障部修缮工程管理暂行办法

 

第一章  总则

第一条 为了加强修缮工程项目的规范化管理和内部审计监督，进一步提高修缮工程管理水平和投资效益，根据《山东大学修缮工程管理暂行规定》（山大后字【2016】8号）、《山东大学关于进一步加强招标采购工作的意见》（山大财字【2008】32号）、《关于进一步完善招标采购运行机制的实施意见》（山大财字【2009】53号）、《山东大学政府采购供应商管理暂行办法》（山大财字【2008】34号）以及有关法律规定，结合我校实际情况，制定本暂行办法。

第二章  立项管理

第二条 基本原则

1、统一规划：确定修缮工程项目或制定具体的设计、施工方案，必须按学校的总体规划要求进行。

2、满足需求：所有的建设、装饰、安装、维修、改造等工程，以满足基本使用、综合考虑发展、结合用户要求为基本依据。

3、确保安全：存在安全隐患，影响正常使用的基础设施及公共用房项目应优先安排。

   4、量力而行：功能保障型部分必须做好；条件改善型部分应视学校的财力情况确定。

5、协调融洽：修缮工程在保证使用功能的前提下，式样、颜色、风格等外观视觉效果要与校区环境和局部风格协调融洽。

第三条 项目申报

1、根据学校工作计划，后勤保障部统一下发修缮工程项目申报通知，由各单位按规定填报修缮项目需求表和修缮工程概（预）算表，提出项目具体内容、经费概算（含自筹资金部分）、分析项目的必要性、可行性及预期效益等情况后报所在校区后勤管理办公室，各校区管理办公室按照通知要求及本办法的规定对本校区内的修缮工程项目进行初期论证汇总后报后勤保障部。修缮工程科负责采集并建立修缮工程项目数据库。

2、单位修缮工程项目（2万元及以上）的申报，由后勤各校区管理办公室负责接收和审核，履行有关审批程序后监督实施并参与验收。2万元以下项目若涉及水电暖或建筑物外观改变时，施工方案需经后勤部校区管理办公室审核。

第四条 项目论证

1、项目初期论证以各校区管理办公室为主导，组织相关职能部门工程技术人员与用户座谈，对申报项目进行现场勘察，提出初期论证方案。

2、由总工程师负责召集后勤保障部有关领导、各校区管理办公室主任、修缮工程科负责人、合同与内审科负责人、各校区修缮科负责人（必要时可邀请有关职能部门领导和专业技术人员）对项目方案进行统一论证，形成申报方案报学校财务部。

第三章 采购管理

第五条 采购权限

1、20万元及以上的修缮工程项目，由修缮工程科提交学校招标办组织招标后立项实施。

2、10万元及以上的修缮工程项目，由修缮工程科提交修缮工程采购工作小组组织采购后立项实施。

3、10万元以下的修缮工程项目由修缮工程科报修缮工程采购工作小组批准后立项实施。

4、2万元（不含）以下的单位修缮工程项目由各单位自行组织实施，并按照财务部有关规定结算工程款。

第六条 采购实施

1、工作小组：后勤保障部成立修缮工程采购工作小组。组长由后勤保障部部长兼任，执行副组长由总工程师兼任，成员为：修缮工程科负责人、合同与内审科负责人及各校区管理办公室修缮科负责人等，小组办公室设在后勤保障部修缮工程科。

2、采购方式：由后勤保障部负责实施的修缮工程及其设施设备的采购工作，依据有关规定可采取参考邀请招标、竞争性磋商（谈判）、单一来源采购等方式，确定供应商。

3、组织实施：（1）修缮工程科提交采购申请，经修缮工程采购工作小组批准后，组织实施采购。

（2）采取参考邀请招标或竞争性磋商（谈判）方式时，由后勤保障部各校区管理办公室和项目所在单位从《山东大学政府采购供应商信息库》中各推荐一名供应商，经修缮工程科资格审核后，形成项目所需数量的合格供应商（不少于3家）。当推荐的合格供应商数量不足时，由总工程师会同修缮工程科和合同与内审科联合推荐。同一单位推荐相同供应商应至少间隔一个月或者两个项目。

（3）具有非通用技术或特种行业要求的修缮项目，可采取单一来源采购方式确定供应商。根据不同情况，供应商可不仅限于《山东大学政府采购供应商信息库》，但信息库中有符合要求的供应商时应优先选用。

（4）10万元以下的小型修缮项目，由项目所在单位从《山东大学政府采购供应商信息库》中推荐一名供应商，修缮工程科负责资格审查。

（5）10万元以下的应急抢修项目可采取报告→处置→补办手续的应急处理程序，但需遵守本条（4）款之规定。

（6）2万元（不含）以下的小型修缮项目需从《山东大学政府采购供应商信息库》中选取供应商。

第七条 评标及监督

1、评标过程：评标工作一般应由修缮工程科负责人或其委托人主持。评标委员会由学校职能部门（非必须）、用户代表、修缮工程采购工作小组成员、后勤其他工程专业人员（必要时可邀请校内外专家）等 3人及以上单数组成（组长、执行副组长及特定关系人均不得担任评委），评委根据招标文件的要求，按照公平、公正、效率、效益的原则，择优确定中标供应商。

2、评标监督：整个评标过程须在后勤党委的监督下依法按规进行。

3、评标结果：评标结束后，评标结果在后勤保障部网站进行公示，无异议后出具中标通知书，并签订施工合同，安排实施。

第八条 资料管理

评标结束后，由合同与内审科负责招标材料原件、投标材料正本、评委投票原件等一切有关招标采购的资料整理归档保存。

第九条 其他

修缮工程科负责按季度将采购结果汇总报校招标办备案。

第四章  供应商管理

第十条 合格供应商基本条件

（1）具有独立的法人资格、有效的营业执照、安全生产许可证，特种行业的应有特种行业的资质和生产许可；

（2）具有同类工程业绩；

（3）具有招标文件要求的最低及以上资质；

（4）具有良好的社会信誉，遵纪守法，维护校园环境、文明施工、严格遵守学校的各项规章制度，无违法及拖欠工人工资行为；

（5）财务状况良好；

（6）供应商应在学校招标办就其单位名称、地址、法人代表、注册资本、企业类型、经营范围、资质证书等级等相关信息登记备案，且已列入《山东大学政府采购供应商信息库》。

（7）投标供应商须在投标文件中作出廉洁承诺。

第十一条 供应商退出管理

供应商在招投标和施工过程中出现下列情形之一的，视情节给予1—3年退出学校修缮市场处罚。

（1）主动退出的；

（2）弄虚作假、虚报业绩的；

（3）互通投标报价、有串标行为的；

（4）排挤其他投标人参加投标、擅自弃标的；

（5）低于成本报价、恶意扰乱招投标秩序的；

（6）未能有效履行合同义务的；

（7）违反《后勤保障部修缮工程安全文明生产管理暂行办法》之规定，施工过程中出现较大安全责任事故或工程质量事故，给学校造成较大社会或经济影响的等。

（8）供应商的退出须由招标办、审计处、用户、后勤保障部（各校区管理办公室）等其中一方提出并举证，四方合议形成一致意见方能生效。

（9）合同另有约定的，合并执行。

第五章  合同管理

第十二条 合同范围

本合同适用于校内修缮工程的设备安装、管道线路敷设、装饰装修、房屋修缮等建设工程的设计、施工、监理合同（以下简称合同）等。

第十三条 合同的签订及履行

1、合同签订的主责部门为后勤保障部合同与内审科。签订合同必须同时具备以下条件：

(1)工程项目已列入学校计划项目，或由使用单位自筹资金，项目资金来源已经落实。

(2)对于招标项目，其中标通知书及招投标文件已经下达。

(3)工程项目立项书已经下达。

2、依照国家有关法律、法规及学校的有关规定，按照国家颁布的样本合同格式，与供应商签订正式合同。合同价格50万元及以上的设计、施工、监理等合同需提请学校法律事务室进行合同审核。

3、正式合同一式四份，甲方两份，乙方两份，具有同等法律效力。

4、合同签订后，项目负责人为甲方执行合同的第一责任人；使用单位共同参与监督合同实施；监理单位须按合同约定监督施工合同的履行；施工企业须按合同约定完整履行其责任与义务。

5、合同与内审科负责合同执行的全过程监督检查。

6、合同资料的存档管理按照国家和学校的有关规定执行。

第六章  施工管理

第十四条 基本原则：坚持“安全第一、保证质量、保证工期”的原则，严格按照《后勤保障部修缮工程安全文明生产管理暂行办法》执行。

第十五条 项目部的组建及职责

1、施工过程管理实行项目部负责制度，项目负责人为修缮工程管理的第一责任人。

2、修缮工程科和合同与内审科共同提名修缮工程项目负责人人选，经总工批准后确定。项目负责人负责本项目部的组建，成员主要由各校区管理办公室从事修缮工作的专业技术人员组成（必要时可跨校区组建），经总工批准后执行。所有招标项目都应提报项目部组成人员名单，合同额超过50万元（含）的修缮工程项目负责人和项目部组成人员名单需报后勤保障部部长批准。

3、项目部负责做好施工现场的组织和管理，协调解决施工过程中出现的各种问题，并监督、检查监理单位的监理工作。

4、项目部组建后，修缮工程采购工作小组应及时通知项目所在校区管理办公室，校区管理办公室对工程项目的实施负主要管理责任。

第十六条 监理单位的确定及管理

1、监理单位是指通过学校招标确定的，负责协助后勤保障部进行修缮工程监理工作的公司。

2、根据监理单位的人员配备情况及类似工程监理经历，经项目部申请，总工批准，确定监理单位的使用。

3、监理单位的主要工作内容包括：依据监理合同，审查设计文件，控制工程质量、造价和工期，监督、管理修缮工程合同的履行，组织工地例会，以及协调建设单位和工程建设有关各方的工作关系等。

4、当总监需要调整时，监理单位应提前两周以书面形式通知建设单位；当总监代表需要调整时，总监应提前一周以书面形式通知建设单位和施工单位。

5、未经建设单位同意，监理单位不得指令施工单位实施任何变更。

6、修缮工程科和合同与内审科应不定期检查监理日志、监理通知等，抽查监理工程现场人员到位情况，关键部位施工的旁站情况，以及工程质量情况等。

7、修缮工程科有权更换不称职的现场监理人员，在更换之前，先与监理单位负责人沟通，然后以书面形式通知监理单位限期更换。

8、一旦发现监理单位存在徇私舞弊等现象，修缮工程采购工作小组有权取消其在修缮工程中的监理资格。

第十七条 工程过程管理

1、修缮工程过程管理分为设计阶段、施工准备阶段和施工阶段的管理。

2、设计阶段的管理：

⑴各校区修缮科负责自主或协助设计单位制定设计方案，出具设计图纸。

⑵修缮工程科、合同与内审科会同项目所在校区管理办公室修缮科及用户审查施工方案、设计图纸和设计结果是否符合有关法律、法规和技术规范，是否满足用户要求。

3、施工准备阶段的管理

⑴项目部熟悉施工图纸，了解工程特点，以及质量、工期等要求。

⑵项目部会同修缮工程科对施工单位提交的施工组织设计、技术方案、进度计划、质量保证措施和安全技术措施进行审核。

⑶根据项目实际情况，由修缮工程科或项目部组织召开第一次施工现场会议，用户代表、项目部成员、各校区管理办公室相关负责人、监理单位驻工地人员、施工单位主要人员以及其他有关人员参加。主要内容包括建设单位、施工单位、监理单位分别介绍各自现场的组织机构、人员及其分工，建设单位介绍工程概况，施工单位介绍施工准备情况，建设单位和总监对施工准备情况提出意见和建议，总监介绍监理规划的主要内容等。

4、施工阶段的管理

⑴施工过程中，校区管理办公室、项目部和监理单位须对施工方的工程质量、工程进度、工程造价、工程安全进行控制，对合同执行、文件处理进行管理，对各施工方的交叉工作等进行协调。

⑵对修缮工程所使用材料、设备及构配件需进行严格检查，检查内容包括是否具备产品合格证、生产许可证、出厂合格证等有效证明；外观检测是否符合要求；需进行复验的材料，须有项目部、监理单位现场人员共同见证下取样，并送交有检验资质的部门进行检验，检验不合格的材料不得使用。

⑶隐蔽工程需在施工单位自检合格的基础上，由校区管理办公室、项目部和监理单位现场人员共同进行检验，检验合格，由施工单位做出隐蔽工程签证单，施工单位、监理单位、校区管理办公室（项目部）签字确认后，方可进行下一道工序；检验不合格，不得自行覆盖或进行下一道工序。

⑷修缮工程科和合同与内审科应对所有工程项目进行跟踪检查。

5、变更管理

⑴施工方案一旦确定，任何单位或个人不得随意更改，确需变更的，必须遵循以下原则：

1)必要性。确属原设计有遗漏和错误，与现场情况不符，不能保证工程质量和安全的，或者因外界情况变化必须采取变更的，才可按程序进行变更。

2)真实性。工程现场签证必须严肃认真、实事求是，对签证事项要认真研究，充分论证，反复核实，确保准确无误。

3)经济性。变更引起的造价增幅必须控制在预算范围之内，超出预算的变更应充分讨论。严重超出预算且对工程整体效果及使用功能影响较大的变更，原则上不予支持。

4)及时性。设计变更必须在开工前办理，施工中发生的变更，须在该项内容实施之前变更，工程签证期限不能超过一周，特别是隐蔽工程签证，逾期不予补签。

5)规范性。变更及现场签证应记录详细，手续完备，原因、背景、时间、部位、参与人员及单位等都应会签记录。紧急情况下，施工现场有关各方共同口头认可的变更，必须在7日内补签相关手续，并会签存档。手续不完备的变更及签证视为无效。

⑵变更程序：

1)施工图纸经相关单位审核通过后，由项目部组织各方代表及技术人员共同进行图纸会审和技术交底工作，对于会审和交底工作中涉及到建筑效果、功能、质量要求发生变化及造成工程造价增减的变更，根据权限完成联签后，方可签署正式的图纸会审记录。

2)在施工中，由于现场条件的变化或国家政策、法规的变动或用户提出的功能方面的改变等原因造成的变更，由有关单位提出书面申请，写明变更原因和申请变更的内容。

3)如申请变更内容要求作出设计变更，则由修缮工程科牵头，组织设计单位、建设单位、监理单位、施工单位、用户以及项目部等相关负责人进行论证，由设计单位根据论证结果作出设计变更，施工单位根据设计变更填写变更通知单；如工程没有设计或者申请变更内容不涉及设计部分，则由项目负责人负责组织施工、监理、项目部和校区管理办公室相关人员现场论证，确需变更部分由施工单位填写变更通知单。

4)变更通知单经施工单位、监理单位、项目部、校区管理办公室、修缮工程科、总工签字盖章后交由修缮工程科，做出变更联签单报财务部，经财务部签字确认同意后，再行实施。

5)变更通知单要求写明变更原因和变更内容，增减工程造价，文字通顺，字迹清晰，加盖单位公章，并附详细施工方案和工程预算书。

6、签证管理

⑴工程签证必须是书面形式，手续齐全，内容明确，项目清楚，数量真实、准确、完整，价格合理。

⑵工程签证必须在项目部负责人主持下，由项目部现场管理人员两人以上（含两人）及各方代表共同进行实地勘察，查验确定工程部位和数量，根据权限划分办理联签手续，签字盖章后生效。

⑶工程签证不能只填写简单 “同意”、“符合”等词，必须就工程的材料、价格、校验部位、尺寸等方面写出具体意见，必要时需画出示意图。

⑷工程签证须现场办理，应当做到一次一签证，一事一签证，不得随意进行更改或补签。

⑸应在合同中约定的，不能再以签证形式出现，应在施工组织方案中审批的，不能做签证处理。

第十八条 修缮工程废旧材料（设备）处置管理

1、可回收再利用材料（设备）由项目部和接收单位共同提出书面申请，经后勤保障部批准后执行（若为固定资产还须资产与实验室管理部批准）。

2、废旧固定资产由项目所在校区后勤管理办公室提出申请，交由资产与实验室管理部处置。

3、废旧非固定资产由项目部处置，并将处置资金上交学校财务部。

第七章  竣工验收管理

第十九条 验收范围

校内修缮工程的设备安装、管道线路敷设、装饰装修、房屋修缮等已竣工的工程项目及有关修缮工程的材料、设备等。

第二十条 验收准备

1、工程竣工后首先由施工单位进行自查，具备验收条件后整理出完整的竣工资料报监理单位审验。

2、监理单位按照国家规范及合同要求进行检验，合格后报项目部。

3、项目部根据施工单位及监理单位的检查结果，组织项目部全体成员及所在校区管理办公室相关负责人进行初验，达到验收条件后向合同与内审科提出工程验收申请，需提交材料清单：

(1)与工程质量有关的工程资料，主要建筑材料及设备必须有出厂合格证和厂方检测报告，进场复检合格证明及其他相关材料。

(2)监理单位提供的与工程质量有关的监理资料。

(3)工程施工的主要内容及工程变更的主要内容。

4、合同与内审科收到项目部验收申请报告后，原则上10个工作日内组织有关人员进行验收。

第二十一条 验收组织

1、合同与内审科负责组织施工单位、监理单位、设计单位、使用单位及各校区管理办公室等相关人员，按照国家相关规定进行竣工验收。

2、大型工程及特殊行业的工程项目，邀请专家参与验收，并由专家做出验收结论。

3、验收不合格的工程，项目部负责人要说明原因，项目部要以书面的形式上报整改内容及措施，并责令施工单位严格按规范整改，重新申报第二次验收。

4、第二次验收不合格的工程，相关单位将不得继续参与学校内的修缮工程项目，并且要继续整改直至达到合格要求。

5、工程竣工验收单必须由施工单位、用户、监理单位、项目部、校区管理办公室、内审与合同科、总工及相关领导签字。

第八章  内审管理

第二十二条 内部审计的范围及原则

1、范围：本办法中的修缮工程内部审计是指在山东大学范围内、由后勤保障部主导的修缮工程的内部审计活动。

2、原则：修缮工程内部审计单位应当遵循客观、公平、公正、科学和诚信的原则，依法开展修缮工程内部审计活动。

第二十三条 内部审计的实施

1、内部审计由后勤保障部合同与内审科负责具体实施。

2、项目部应在工程验收合格15个工作日内，将竣工决算资料报合同与内审科，合同与内审科负责对上报资料进行复核审查。竣工决算材料清单：

(1)工程竣工结算书3份，一律采用A4规格打印成册，由相关负责人签字并加盖公章，不得随意涂改。

(2)中标通知书复印件1份。

(3)合同或协议原件及复印件各1份。

(4)变更通知单原件1份、复印件2份，变更联签单复印件3份。

(5)工程签证资料原件3份。

(6)隐蔽工程签证原件3份。

(7)竣工图纸3份，竣工图为加盖竣工章的蓝图，非招标工程项目可以出示加盖公章的示意图。

(8)竣工验收报告原件1份。

(9)招、投标文件原件1份，招标书中未包含的主材价格以施工单位、监理单位、项目部、修缮工程科、合同与内审科、总工及相关领导签字为准，或者参考相关工程造价信息为准。

(10)工程项目立项书1份。

(11)唱标单或承诺书1份。

(12)山东大学工程结算送审表1份。

(13)审计部门认为需要的其他材料。

3、后勤保障部将依据年度修缮工程的具体情况，可组织各校区管理办公室业务骨干搭建内部审计平台。

4、修缮工程的内部审计实行主复审制，审计项目在主审（各校区修缮科）结束后，必须经过复审人员（合同与内审科）的复核确认。内审结果报后勤保障部审核签字后送学校审计部门进行终审。

5、大型修缮工程应实施跟踪审计，根据跟踪审计意见汇总资料，一并报送学校审计部门进行终审。

6、修缮工程内部审计时限原则上不得超过10个工作日。

第九章  结算管理

第二十四条 工程（进度）款管理

1、修缮工程立项并签订合同后，按照合同约定需支付工程进度款时，由项目负责人根据工程进度提出申请报合同与内审科，合同与内审科根据工程预算额计算预付款额度并出具请款单，由监理单位、项目负责人、修缮工程科负责人、合同与内审科负责人、总工签字确认，报后勤保障部部长审批，使用单位自筹资金的项目，还需经使用单位相关负责人签字认可。相关材料汇齐后，由合同与内审科报送财务部办理相关付款手续。

2、修缮工程经审计部门终审结束后，合同与内审科根据审计意见书，出具工程结算请款单，同时扣除合同约定的质保金，其他程序同本条款1。

工程款支付所需资料清单：

(1) 修缮工程请款单；

(2) 与请款单相符的正式工程发票；

(3) 中标通知书；

(4) 合同原件或复印件；

(5) 工程结算书（竣工结算）；

(6) 竣工验收单(竣工结算)；

(7) 审计意见书(竣工结算)；

(8)立项意见书(竣工结算)。

第二十五条 质保金的管理

1、工程质保期满后，根据合同约定，如无质量问题即退还工程质保金。退还质保金时，须由项目负责人提出申请，施工单位填写质保金审批单，由使用单位、项目负责人、修缮工程科负责人、合同与内审科负责人、总工签字确认，相关材料汇齐后，由合同与内审科报送财务部办理相关付款手续。办理质保金退款所需资料清单：

(1)质保金审批单；

(2)财务部门出具的收据；

(3)合同原件或复印件。

2、5万元（不含）以下的小型修缮项目（中央经费列支的项目除外），不扣留质量保证金。

第十章  档案管理

第二十六条 归档内容

1、修缮工程档案是指在后勤修缮工程管理、改革、发展、规划及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体包括：

(1)上级有关后勤修缮工作的文件。

(2)后勤修缮管理工作的规章制度。

(3)后勤修缮管理工作计划、总结、报告、调查材料等。

(4)后勤修缮管理工作大事记。

(5)基础设施规划图及有关材料。

(6)基础设施改建、扩建、安装维修等专项工程：

　①项目的论证、立项报告及批复材料。

　②项目设计文件。

　③项目招标的标书、合同、协议，施工队伍的资质证书。

　④施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。

　⑤隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。

　⑥项目预算、决算及审计情况的材料。

　⑦项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。

　⑧与项目有关的管理性文件材料等。

(7)水、电、气管道分布图。

(8)其他应归档的文件材料。

第二十七条 归档要求

1、档案工作人员应熟练掌握文件材料的归档范围，负责归档材料的收集、积累和保管，做到文件齐全、完整、准确、系统；根据不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

2、归档时间及相关要求

按照《山东大学部门立卷的基本要求》规定的立卷流程，将收集齐全的文件材料整理立卷，做到使用档案盒统一，卷内文件目录、卷内备考表和案卷标题填写格式要一致。

(1)能按自然年度归档的文件材料，在次年六月底前归档。

(2)能按学年度归档的文件材料，应在次年寒假前归档。

(3)修缮项目和专题性、成套性档案，在项目鉴定、验收后两个月内归档。

(4)其他按规定应归档的文件材料，可随时归档。

第二十八条 一般文件材料归档一份，学校正式编号的行文和修缮工程图纸等重要文件材料，一式两份归档。

第二十九条 归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档；电子文件材料应是激光打印的有效（如正式加盖单位印章等）文件，以确保档案的保存价值与安全。

第十一章  附则

第三十条   本暂行办法由后勤保障部负责解释。

第三十一条 本暂行办法自2019年1月1日起实行，原办法同时废止。